Umlagefähige Nebenkosten: Was darf der Vermieter umlegen?
Umlagefähig sind nur die 17 Betriebskostenarten nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) — z. B. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Gartenpflege, Hausmeister und Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sowie die Zuführung zur Erhaltungsrücklage (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Voraussetzung jeder Umlage ist, dass sie im Mietvertrag vereinbart ist; „sonstige Betriebskosten" (Nr. 17) dürfen nur umgelegt werden, wenn sie dort konkret benannt sind.
Dieser Ratgeber gibt dir die vollständige Liste, die wichtigsten Streitfälle und eine schnelle Ja/Nein-Übersicht — plus ein Tool, mit dem du jeden Posten prüfen kannst.
Die Grundregel — Betriebskosten ja, Verwaltung und Reparatur nein
Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer laufend durch das Eigentum entstehen (§ 1 BetrKV). Diese darf er umlegen — aber nur, wenn zwei Dinge stimmen: die Kostenart steht in der abschließenden Liste des § 2 BetrKV (oder ist als „sonstige" konkret vereinbart), und die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Alles, was nicht laufend anfällt oder der Verwaltung/Erhaltung dient, ist nicht umlagefähig.
Die 17 umlagefähigen Betriebskostenarten (§ 2 BetrKV)
| Nr. | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | öffentliche Last des Grundstücks |
| 2 | Wasserversorgung | Frischwasser, Zähler |
| 3 | Entwässerung | Abwasser, Niederschlagswasser |
| 4 | Heizung | Betrieb der zentralen Heizung |
| 5 | Warmwasser | zentrale Warmwasserversorgung |
| 6 | Verbundene Anlagen | Heizung + Warmwasser kombiniert |
| 7 | Aufzug | Betrieb, Wartung |
| 8 | Straßenreinigung & Müll | Müllabfuhr, Straßenreinigung |
| 9 | Gebäudereinigung | Treppenhaus, Ungeziefer |
| 10 | Gartenpflege | Pflege der Außenanlagen |
| 11 | Beleuchtung | Allgemeinstrom |
| 12 | Schornsteinreinigung | soweit nicht in Heizkosten |
| 13 | Versicherung | Gebäude-, Haftpflichtversicherung |
| 14 | Hauswart/Hausmeister | Dienstleistungsanteil |
| 15 | Antenne / Kabel | eingeschränkt seit 01.07.2024 |
| 16 | Wascheinrichtungen | gemeinschaftliche Waschküche |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | nur, wenn konkret vereinbart |
Was NICHT umlagefähig ist (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
- Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Buchhaltung)
- Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen, Erneuerungen)
- Zuführung zur Erhaltungs-/Instandhaltungsrücklage (typisch bei Eigentumswohnungen)
- Bank-/Kontoführungsgebühren
- Leerstandskosten — die trägt der Vermieter
Die wichtigsten Streitfälle
Hausmeister: umlagefähig, aber nur der Dienstleistungsanteil. Reparaturen und Verwaltungsaufgaben müssen herausgerechnet werden.
Wartung vs. Reparatur: Laufende Wartung (z. B. der Heizung) ist umlagefähig, die Reparatur desselben Geräts nicht.
Kabel-/Antennengebühren: Seit dem 01.07.2024 ist das „Nebenkostenprivileg" weggefallen — Kabelgebühren dürfen grundsätzlich nicht mehr pauschal über die Nebenkosten umgelegt werden.
„Sonstige Betriebskosten" (Nr. 17): nur umlagefähig, wenn im Mietvertrag konkret benannt (z. B. Wartung Rauchwarnmelder). Ein pauschaler Verweis reicht nicht.
Beispiel — so trennst du umlagefähig von nicht umlagefähig
Auf einer typischen WEG-Jahresabrechnung stehen u. a.:
| Position | Umlagefähig? | Warum |
|---|---|---|
| Gebäudeversicherung 1.520 € | ✅ Ja | § 2 Nr. 13 |
| Hausmeister 1.800 € | ⚠️ Teilweise | nur Dienstleistungsanteil |
| Verwaltervergütung 600 € | ❌ Nein | Verwaltungskosten, § 1 Abs. 2 |
| Zuführung Erhaltungsrücklage 900 € | ❌ Nein | keine Betriebskosten |
| Reparatur Tiefgaragentor 450 € | ❌ Nein | Instandsetzung |
Aus einer WEG-Abrechnung von 5.270 € werden so nur die tatsächlich umlagefähigen Posten auf den Mieter verteilt — der Rest bleibt beim Vermieter. Genau diese Trennung ist der häufigste Fehler in selbst gemachten Abrechnungen.
Häufige Fehler
- Verwaltungs- und Reparaturkosten mit umgelegt.
- Rücklage-Zuführung aus der WEG-Abrechnung auf den Mieter verteilt.
- „Sonstige Kosten" ohne konkrete Vereinbarung angesetzt.
- Kabelgebühren nach dem 01.07.2024 weiter pauschal umgelegt.
- Leerstand auf die übrigen Mieter verteilt statt vom Vermieter getragen.
Häufige Fragen
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Die 17 Betriebskostenarten nach § 2 BetrKV: u. a. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherung, Aufzug, Beleuchtung.
Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Verwaltungskosten, Instandhaltung/Reparaturen, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Bankgebühren und Leerstandskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Ist der Hausmeister umlagefähig?
Ja, aber nur der Dienstleistungsanteil; Reparatur- und Verwaltungsaufgaben müssen herausgerechnet werden.
Sind Verwaltungskosten umlagefähig?
Nein. Verwaltungskosten sind ausdrücklich keine Betriebskosten.
Sind Kabelgebühren noch umlagefähig?
Seit dem 01.07.2024 grundsätzlich nicht mehr pauschal über die Nebenkosten.
Muss die Umlage im Mietvertrag stehen?
Ja. Ohne vereinbarte Umlage kann der Vermieter sie nicht abwälzen; „sonstige Kosten" müssen konkret benannt sein.
Wer zahlt die Nebenkosten bei Leerstand?
Der Vermieter trägt den auf leerstehende Einheiten entfallenden Anteil.