Nebenkostenabrechnung: Welche Frist gilt?
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung so verschicken, dass sie dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugeht (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2024 ist das der 31.12.2025. Danach kann der Vermieter typischerweise keine Nachzahlung mehr verlangen — ein Guthaben schuldet er dem Mieter aber weiterhin. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Absendung.
Wie lange hat der Vermieter Zeit?
Die Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate und läuft ab dem Ende des Abrechnungszeitraums. Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate und ist meist das Kalenderjahr. Für 2024 (Ende: 31.12.2024) muss die Abrechnung dem Mieter also bis zum 31.12.2025 zugehen.
Wichtig: Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Datum der Absendung. Die Zustellung sollte nachweisbar sein (z. B. per Einwurfeinschreiben).
Was passiert nach Ablauf der Frist?
Ist die Frist abgelaufen, kann der Vermieter eine Nachforderung typischerweise nicht mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB) — es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen.
Zu beachten: Nur eine formell ordnungsgemäße, prüffähige Abrechnung wahrt die Frist. Eine formell unwirksame Abrechnung wahrt die Frist im Zweifel nicht.
Einwendungsfrist des Mieters
Der Mieter hat seinerseits eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Danach sind Einwendungen typischerweise ausgeschlossen — außer der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Verjährung von Nachzahlung und Guthaben
Unabhängig von den Abrechnungsfristen gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Entsteht ein Anspruch z. B. 2025, verjährt er regelmäßig zum Ablauf des 31.12.2028.
Frist im Blick behalten — so gehst du vor
- Vermieter: Zeitraum ≤ 12 Monate, rechtzeitig prüffähig abrechnen, Zugang dokumentieren.
- Mieter: Zugangsdatum notieren, Abrechnung prüfen, Einwendungen fristgerecht.
- Unsicher, ob eine Abrechnung plausibel ist? Der Vorabcheck gibt kostenlose Hinweise.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Für 2024 also bis 31.12.2025. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht die Absendung.
Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?
Nach Fristablauf ist eine Nachzahlung typischerweise ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB) — außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bleibt dem Mieter geschuldet.
Zählt das Absende- oder das Zugangsdatum?
Der Zugang beim Mieter. Die Zustellung sollte dokumentierbar sein, etwa per Einwurfeinschreiben.
Wie lange kann der Mieter der Abrechnung widersprechen?
Einwendungen sind typischerweise bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang möglich (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).
Wann verjähren Nachzahlung oder Guthaben?
Regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB), beginnend mit Schluss des Jahres der Entstehung (§ 199 Abs. 1 BGB).